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應徵一份工作要等多久時間?
應徵一份工作要等多久時間?
作者:萬惡的人力資源主管
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「履歷表寄出隔天就接到電話」只會出現在廣告

很多在找工作的人都想問的一個問題是:我寄了履歷表以後,到底要等多久才會接到面試通知?到底要經歷多少關的面試?面試以後要多久才會知道結果?

我們可以用一個簡單的問題來包含這林林總總的疑問:到底一家公司的招募程序是怎麼樣?

說穿了,每家公司都不相同。

我常常會提醒一些在找工作的朋友,在找工作的人和在公司裡工作的人,對時間的感覺是很不一樣的。我自己在工作崗位上是非常忙碌的,經常在各個大小不同的會議室裡遊走,再加上如果遇到必須到海外去出差,就會有一種「一個星期下來好像沒有完成什麼事情」的錯覺。

我自己當然也找過工作,找工作的時候總會希望「履歷表寄出的隔天就接到邀約面試的電話」,但那其實是徵才網站的廣告裡演的,在真實世界中,這種機會並不太多。

三通電話才能約好一場面試

絕大部分企業的招募流程都類似,篩選應徵者的履歷表,從中間找出符合甄選條件的應徵者,然後請人力資源單位邀約面試。用人單位主管可能會和人力資源人員議定一些有空的時間,然後請人力資源人員打電話和應徵者約在這些時間內進行面試。

你可以想像得到,這工作有一點點難度,大部分HR的上班時間都和你差不多,所以他們在上班的時候撥電話給你,問你可不可以來面試;但你在上班的時候,可能一點也不方便回答你什麼時候可以來面試這一類的問題,你必須請對方稍晚再撥一次,或是你自己有空的時候回撥電話給對方(當你有一天發現隔壁的同事在上班時間接到一通非常神祕的電話,他要不是壓低音量,就是匆忙離開座位去講電話,然後過兩、三天就跟老闆說自己有私事必須請假,你就可以猜測,他可能正在找工作)。

另外一種可能是,你根本就很難請假來配合公司提出的面試時間,於是你提出了一個你可以的時間,但對方必須回過頭去和用人單位主管再次確認時間。總而言之,我的經驗是,HR平均必須打三通電話左右,才能成功約好一場面試。

面試的各種形式

國內有一家非常知名的產業龍頭公司,會由人力資源單位從應徵者的名單中篩選條件符合的應徵者,然後直接發e-mail通知前來筆試,只有筆試通過的人才有機會進入面試的階段。我為什麼會知道?因為我也去參加過筆試,我在收到e-mail的時候,還以為筆試結束後就會安排面試,所以穿西裝、打領帶前往該公司,卻發現只見到一位人力資源的夥伴在監考,而整個考場大概有三、四十個人,分別在填寫不同職務的不同筆試考卷,考完試後就回家等候面試通知。也算是一個特別的經驗。

面試的方式就有千百種。我自己就待過好幾家不同的公司,而每一份工作都是面試了好幾家公司以後才找到的,當中大部分的公司會在一次或兩次面試內完成甄選的程序。

我第一次擔任HR的那家高科技製造公司,所有的面試都只會進行一次,而且HR只協助邀約面試者,並不參與面試。只有一次面試機會,由用人單位主管自己去認識,並且判斷應徵者是否適任。很多人力資源相關的學術研究都認為,HR在面試的過程中確實可以提供一些和用人單位主管不太一樣的觀點和角度,但這並不是我唯一遇到HR不參與面試的公司。至於那些HR會參與面試的公司,有時候也會在一次面試中,由用人單位主管和HR先後進行面試,不需要安排到兩次面試。

我現在任職的公司,每一位應徵者會經歷初試和複試,初試的程序會由直接帶這個職位的基層主管面試,如果需要筆試,也是在初試的時候一併進行。通過初試的應徵者就會再安排複試,由該部門的部門主管和HR進行面試。一般來說會有二到三位應徵者進入複試的階段,最後選擇其中一位應徵者錄取。不只是我現在的公司,在我的職涯中,大部分的公司都採取非常類似的面試程序。

當然還有其他不同方式的面試方法。

我替公司的某些單位設計過多對多面試的程序,也就是在面試的程序當中,同時有多位面試官面試多位應徵者,由面試官對所有的人提出同樣的問題,然後每一位應徵者輪流回答,再由每一位面試官分別打分數。先回答的不一定吃虧,後回答的也不見得就占優勢,這種面試的好處是可以在短時間內一次面試很多人,但通常只適用於某一些特定的職務。

我也聽過某一家公司的面試方式是,同一個部門會有三位有可能成為你未來同事的人輪流來和你面試,這些人都擁有否決權,任何一個人在談完之後覺得「這傢伙不能成為團隊的一員」的話你就出局,也就沒有下一個人會來和你面試。就算之前每一個人都覺得你「還不錯」,也要看最後一個面試官,也就是你的老闆的看法,他才是真正決定你會不會被錄取的人。換句話說,你有可能會見到一至四位面試官,只有見到第四位面試官的人,才有機會被錄取。這大概是我聽過最奇特的面試程序,之所以會在這邊提出來,是因為那家公司算是全球首屈一指的軟體公司。

不管面試是一次或兩次,你大概都會知道,一個職務,也許需要安排個三到五個應徵者,然後從當中選擇一個最合適的人選。每一家公司的每一位主管都有很多工作要做,不會只負責面試,所以面試完所有的應徵者,再從中間選一個人,整個面試程序如果可以在兩個星期內完成,我都會說是效率還不錯的了。

當然還有那些銀行的儲備幹部甄選,有一大堆的考試、簡報或個案討論會議……然後從中間選出誰是優秀的員工;或是航空公司在招聘員工通常也有標準程序。不過因為這一類的招募往往都有其標準作業程序,甚至事先公告放榜日期,所以就先不在這裡討論。

等待的時間有也各種理由

決定好要錄取哪一個應徵者以後,大部分的公司還需要進行任用程序。這通常會包括核定職等和薪資,然後上任用簽呈,等到簽呈核准後,才能通知應徵者被錄取了,並且和他確認什麼時候可以來報到。

如果是那些人力資源運作比較專業的公司,人力資源單位會在這時候通知一起競爭這個職位、最後卻沒有被錄取的應徵者,也就是寄發所謂的「遺珠函」(通常上頭都會寫「已經把你的資料留在資料庫中」,但我很懷疑有多少公司之後還會把那些人的資料翻出來看),希望未來還有和你合作的機會。

有時候用人單位主管擔心被錄取的人最後反悔不來報到,所以會請求人力資源單位先保留另外一個沒有被錄取、但表現也很不錯的應徵者,等到被錄取的人真的來報到以後,再發遺珠函給他。身為HR的我們,接到用人單位主管這樣的請求,其實都會有一點為難,我們不太喜歡跟應徵者實話實說:「你其實排在候補名單中」,所以大部分的時候我們會想出一些說詞,比方說告訴應徵者用人單位主管最近很忙、大老闆最近出差不在公司裡,不能做最後決定……能拖多久就拖多久。

所以,從你寄履歷表,到你最後知道自己有沒有被錄取,這之間大概有多久的時間?真的很難說。我印象中有一次替我自己找部屬,從我在人力銀行上刊登履歷表,到我找到第一個我覺得可以約來面試的人,中間隔了四個工作天;而我們部門的同事替我約好這個應徵者來面試,大概又隔了四到五個工作天。如果我打算挑了兩、三個人來面試以後再做決定,這整個程序大概會拖延一段時間。

以前待在一家規模比較小的公司時,招募與甄選的工作量沒有那麼大,我們公司的總經理常常說:「一個職缺一個月沒有人,而主管還可以忍受,就代表主管不是真的需要這個人力。」那時我們在遞補任何職缺都是以一個月為目標。

我現在的公司規模真的很大,同時刊登在人力銀行上的職缺經常都有五十個以上,如果從職缺刊登上去,到發出正式的聘雇合約書,我們對招募週期的目標是四十天,大約是六週的時間。

當然,你不一定需要六週才會知道自己有沒有被錄取,說不定面試完以後,用人單位主管馬上就說不適合,一週後你就收到遺珠函;也可能你正好是在職缺刊登的第一天就寄履歷表,而且也第一時間就被請來面試,有時候用人單位主管還是會不太放心,想多找幾個人來看看,結果你明明表現很好,仍然必須要耐心等待個幾週才會接到錄取通知。

所以,應徵一份工作到底要等多久,才會知道自己到底有沒有機會?其實沒有人有正確答案……

本文出自《揭密!萬惡人資主管的良心建言:面試、升遷、跳槽、資遣、考績……其實是這麼回事