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商品編號:T0700063

外商顧問公司的超強簡報術:圖解表現的23種技巧

外資系コンサルのスライド作成術:図解表現23のテクニック
作者 山口 周
譯者 蘇文淑
出版日 2014-01-22
定價 $250
優惠價 79折 $198
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內容簡介

「我第一次了解什麼是真正的簡報作法!」

一位製作過幾百張PPT的讀者,看過本書後感嘆道。

外商顧問公司必須在短時間內讓客戶了解、接受複雜的概念,
將龐雜的資料化為一目了然的視覺圖像,因此練就了頂尖的簡報術。
這種外商顧問專擅、全球通用的PPT製作技巧,是你職場溝通、爭取客戶的最大利器!

有一次,我參與某家國際化妝品牌的結構改革計畫,在跟對方副總裁報告時,他看了第一張簡報說:「原來如此,我了解了。」接著又翻到第二頁,說:「這樣啊,挺有趣的嘛!」再翻到了第三頁……就這麼一路翻到最後,會議就結束了。副總裁說:「謝謝你,資料做得很清楚。」我完全不需要口頭闡述。那一瞬間,我切實感受到製作簡報的目的就在於──「更迅速、確實而輕鬆完成工作上的各種溝通。」 ──山口 周

簡報是全球共通的語言!容易理解的投影片,能夠快速、正確且省力地推動事務進行。

作者長年在國際顧問集團教導新進人員「容易理解的投影片製作術」。本書中,他透過100多張豐富的圖表和事例,解說表格的繪製、概念圖的畫法、各種讓簡報清楚易懂的關鍵訣竅,以及製作時「常犯的順序錯誤」及「正確的順序」……一舉公開全球通用的簡報秘技。

從最基本到效果最驚人,簡報技巧搶先看!

.文字大小至少12p,每則訊息控制在兩行以內

.一張投影片只放一個訊息

.訊息字數控制在30字左右,長一點的句子控制在60字以內

.一開始先從圖表或概念圖下手,簡報就「掛了」

.和歐美人士開會時,簡報的「資訊出處」很重要

這本書將為工作和人生帶來加乘效果!

.我製作過的PowerPoint大概有幾百張了吧,但直到現在,我才第一次了解什麼是「真正的作法」。我想,稱這本書為「史上最強簡報製作教科書」,應該當之無愧!──阿山

.什麼樣的圖可以讓人一眼看出重點?什麼樣的標題能讓人馬上了解你的主題?什麼樣的說明文字才能清楚傳達、卻不至於冗長難讀?魔鬼就在細節裡,看起來沒什麼了不起的事情,卻往往是左右結果的關鍵。下次對主管做簡報時,我一定會好好利用本書所傳授的技巧。──咩咩叫的阿梅

.儘管大家都有豐富的簡報經驗,但是看了本書後,才知道原來我們一直在投影片中置入過多訊息,導致重點完全模糊。只要照著書中的指示製作簡報,不但主題一目了然,更能跳脫過去的框架,找到自己的風格,讓簡報更有效率!──亞洲之風

.這本書讓我知道自己過去忽略了多少基本的事情!也才知道唯有掌握「基本」,才能讓簡報達到我想要的效果。如果你簡報的對象是有預算考量的客戶或高階主管,製作PowerPoint前,請一定要讀過這本書!──洗米

.作者陳述的方式就和製作PowerPoint一樣簡潔扼要,只放必須存在的資訊,也沒有前後矛盾的情形。光是這樣,我製作的圖表品質不僅提昇了,也能更清楚地傳達訊息;指導後輩製作簡報時,那種可以馬上直指重點的感覺真的很棒,我想這本書已經為我的工作帶來許多加乘效果。──庫尼

.不同於一般講述製作技巧的書籍,書中不斷提到「聽取簡報者的心理」,因為簡報不是自我滿足的工具,只有聽者真正同意你的觀點,這份簡報才算成功。──古井上有鳥

.製作PowerPoint很簡單,也很困難。簡單的是它很容易使用,但困難的是如何讓對方了解真正的目的、真正想說的話。簡報不能太過花俏,卻也不能連重點都沒說到,如何拿捏其中的分寸、釐清自己想表達的訊息,是最重要的事。        ──樂活人

關於作者
山口 周(合益集團主席)

慶應義塾大學文學部哲學系畢業後,在同校文學研究所碩士班專攻美學美術史。
曾任職電通、波士頓顧問集團、科爾尼管理顧問公司,目前服務於合益集團(Hay Group),參與國際組織設計、組織發展、領導力開發、職涯設計案等,並長期在顧問公司內部指導社會新鮮人與轉職者「如何製作容易了解的簡報」,以作為職業訓練的一環;此外也是GLOBIS MANAGEMENT SCHOOL客座教授。
在日本已出版著作:《贏過Google的廣告模式》《沉住氣,等待天職》。

關於譯者
蘇文淑

雪城大學建築研究所畢,現居京都,專職翻譯。
譯有《世界最美建築的絕妙設計》《漫談設計》《當神話開始思考》《植物圖鑑》《付喪神出租中》《源氏物語樂讀本》等,最愛柯比意。

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規格

商品編號:T0700063
ISBN:9789861371818
160頁,25開,西翻,平裝
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目錄

前言:為你的工作、人生寫下新頁的簡報術

PART 1 製作簡報的基本要項

1簡報的組成要素與排版

2簡報製作的順序

3好訊息的三大條件

4訊息該怎麼寫?

Column 資料出處的重要性

PART 2 圖表的製作方法~把數據視覺化~

5圖表的基本類型

6把數字化為量體

7圖表合成

8對焦

9直接拿現成的「那個圖」來用

10將數值變動「視覺化」

11明白交代圖形之間的關連

12往簡報高手邁進的小訣竅

Column 簡報是全球共通的語言

PART 3 概念圖的製作方式~ 把概念與架構關係視覺化~

13基本的概念圖類型

14決定縱軸與橫軸

15整合訊息與架構主軸

16非冗長性法則

17箭頭使用規則

18布拉哥南斯定律

19往簡報高手邁進的小訣竅

Column 「顏色」控制在三種以內

PART 4 如何製作簡潔易懂的簡報

20Less is More

21改善SN比 ①「必要/不必要」

22改善SN比 ②「有效/無效」

23「Surprising yet right」

Column 易用性與彈性

PART 5 問題練習

練習題1

練習題2

練習題3

練習題4

練習題5

練習題6

結語:改變企業,就能改變世界


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前言  為你的工作、人生寫下新頁的簡報術

我寫這本書的目的,是希望讀者能了解「簡報製作的技術」,所以把自己每天在專業顧問公司裡應用到的各種技巧編寫成冊。

為什麼「製作簡報的技術」在現今環境中相當重要呢?

身處在全球化的時代裡,大家常說商業人士一定要具備英語和邏輯思考能力。不過我覺得還有一種能力也很重要,就是做出清楚易懂的簡報,理由在於:我們跟擁有不同文化與價值觀的人隔著遙遠的距離合作、一同追求某種成果時,如何藉由文書來清楚傳達我們的思想與觀察是很重要的一種能力。

以往做生意的對象大都是自己國家的人,彼此之間擁有共同文化,即使書面表達得不夠清楚,還可以口頭溝通。但置身在全球化的環境下,這已經是遙遠的美夢了。如果你的文書資料讓人看不懂,沒辦法理解你的內容,不管你的資料整理得多傑出、論點再精闢,你的工作成效還是「零」。而這項「零」正是關鍵所在,換句話說,「簡報的製作技術」可以在你工作流程最後,發揮臨門一腳的加分效果。

至於不需要面對全球化環境的人,也不能因此就對簡報技術毫無概念。日本人已有很長一段時間哀嘆著國內的創新停滯,而其中一大原因,就出在組織內部的資源動員能力非常拙劣。所謂的資源動員,就是對不同立場的人說明自己的想法、獲取共鳴、讓對方作出決策。而製作簡報的技巧在這個過程中,顯然占有一席之地。

如果要說得誇張一點,也就是:簡報的製作技巧已經成為不分國內外的重要議題了。這也是我這個以人才開發維生的人,之所以深切感到大家亟需這類書籍的原因。

面對這個事實一點都不用害怕。在顧問公司裡,我負責訓練社會新鮮人及中途轉職者已有很長一段時間,從經驗中,我發現製作簡報的技術可以透過訓練提升到很高的水準。

為什麼「簡報製作的技術」可以透過後天培養呢?簡單來說,是因為它可以「化為文字依循」,意指用文字來傳達想法。而我想在這本書裡介紹給大家的,就是這種化為文字依循的「簡報製作技術」。


近年來,我覺得社會對於顧問人員或顧問公司,已經給予超乎實際能力的評價。不過有一點的確是顧問公司比其他業界厲害的,那就是簡報的製作技術。顧問業界之所以能在簡報製作技術上發展得特別純熟,原因有以下兩點:

第一點很簡單,對顧問公司來說,簡報是換取高額顧問費的一種「商品」,雖然最近好像有很多顧問公司以「執行」或「成果」為賣點,不過我們在這裡先不討論這種行為的對錯。就顧問公司而言,我們的本分是站在超然的立場上,提供客觀的建議。而我們拿來當成收取高額顧問費的對價服務正是「建議」,利用的媒介則是「簡報」,因此基於職業道德上的壓力,無論如何都要提升這方面的品質。

第二個理由則是,顧問這一行說穿了,就是對「忙碌的客戶」提供「難題的解決方法」,並且協助客戶執行。要把非常複雜的概念在簡短時間內說明給客戶了解、接受,需要高度的視覺化技能,以及將龐雜的數據資料和概念,化為容易了解的視覺呈現。

在這兩項需求下,顧問業界於是發展出非常頂尖的簡報製作技術。而對眾多必須站在國際舞台上工作的商務人士而言,這些技術同樣是重要的。


我將在書中介紹自己在顧問公司裡教導社會新鮮人與中途轉職者的一門訓練──「如何製作容易了解的簡報」。「簡報技術」這個詞彙乍聽好像很難,但只要你把它當成顧問業界的前輩們,從以往工作中淬煉出來的一種經驗法則與訣竅清單就好了。

請讀者務必將這本書裡學到的簡報製作技術,活用在自己的工作上。也許沒辦法在一開始就做出精采的簡報,但只要耐心實踐,一定能把書中的技巧化為自己的才能。我也相信這些技巧,必定能為你的生活揭開一扇嶄新的窗。

在此誠摯希望所有讀者們能藉由活用本書,獲得更充實的人生,那將是我無上的光榮。

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試閱

1 簡報的組成要素與排版

讓工作更迅速確實、輕鬆進展的工具

大家平常在工作時,一定有因應各種狀況而製作過許多簡報。你曾經想過簡報在工作上扮演什麼樣的角色嗎?

雖然這個問題的答案會因為不同的立場而有所改變,但我認為簡報的功能就在於「能有效推動工作上的溝通」;更精準一點來說,我們可以把它的功能定義為「更迅速、確實而輕鬆完成工作上的各種溝通。」請注意,這三項要素正是事業能否成功的要因。在財務理論中,「成效」「成本」與「時間」是計算企業價值或事業價值時,最基本的三項要素。

追根究柢來說,簡報的製作是為了讓工作「更快、更正確且花費更少勞力」,而做的一種溝通輔助作業。

我將在書中為讀者說明各種簡報製作技巧,這些技巧被公認為能滿足上述三項評判基準。相反地,一些大家平常聽到的方式或秘訣,卻不見得能通過上述這三項要素的考驗。譬如,最近我們經常見到某些過度使用視覺影像,或以非常抽象的短句來表達訊息的作法,這些會造成反效果,請大家特別留意。

全球共通的組成要素與版面準則

在製作簡報時,首先我們必須掌握構成簡報的組成要素與版面。

我一開始是在電通廣告公司工作,後來換到波士頓顧問集團(以下簡稱BCG)、科爾尼管理顧問公司(A.T. Kearney)等外資策略顧問公司,目前則在合益集團(Hay Group)協助企業客戶發展組織與開發領導力。有關簡報的組成要素與版面,其實不管在哪個國家或哪間公司都大同小異,沒什麼差別。也就是說,簡報具有全球共通的普遍性,只要你學會了製作方法,不管走到哪個國家或哪間公司,都能派上用場。

組成要素共有六項

①訊息

你在這份簡報裡最想說的事。

②圖表、概念圖的標題

支撐訊息基礎的分析、資料與概念圖的標題。

③圖表/概念圖

圖表是「把數字視覺化的圖說」,概念圖則是「把概念與關係、結構視覺化的圖說」。在國外提到「概念圖(Chart)」時,指涉的對象通常還包括了圖表(Graph),可是基於整理方便的考量,我在書裡把圖表跟概念圖分開來談。概念圖有時可使用照片或視覺意象來製作。

④備註

有助於理解內容的留意事項。

⑤出處

分析中所使用的資料、訪談、報導出自哪裡。

⑥頁碼

其中第⑤項「出處」很容易被人忘記,可是出處是證明簡報所引用資料具有可信度的唯一依據,是一份簡報中非常重要的元素。如果你在簡報中引用了其他地方的資料,一定要記得標明出處。

文字大小至少要12p,每則訊息控制在兩行以內

基本上,簡報的文字大小沒什麼特別規定,但我建議至少要採用12p以上(p=point)。相關的簡報訊息則請控制在每則兩行以內,這點一定要記住。雖然這不是什麼硬性規定,不過當你的簡報內容越重要時,這項技巧也就更重要了。

因為當簡報內容越重要,你的簡報對象就越接近經營高層;而領導者的層級越高,通常他們的時間就越少(=不想看長又沒重點的文字),越沒辦法看太小的文字(=老花眼)。

一開始,我提到製作簡報的目的就是要「有效推動工作上的溝通」,既然如此,製作簡報的人一定要站在簡報對象的立場上,注意各種細節。而在各種細節中,「文字大小至少要12p以上」「訊息控制在兩行以內」這兩項就是最基本不過的要求。

2簡報製作的順序

依照「訊息」「出處」「圖表/概念圖」的順序製作

①編排頁碼

②寫出訊息

③記載出處

④給圖表/概念圖一個標題

⑤製作圖表/概念圖

⑥寫下備註

開始先從圖表或概念圖下手,簡報就「掛了」

接下來,就讓我們看看製作簡報的順序吧。我知道很多人都先從⑤「製作圖表/概念圖」下手,但這種作法我並不推薦。為什麼呢?因為這樣做出來的簡報最後不是不能用,就是做出一堆不知所以然的簡報來。在BCG裡,我們說這種簡報是「死掉的簡報」。一名好的顧問絕不會去做這種「死掉的簡報」,也不會叫別人去做這種簡報。

為什麼從圖表跟概念圖開始製作的話,做出來的簡報最後會不能用呢?因為這麼做的話,簡報所表達的訊息會曖昧不清。如果從圖表、概念圖開始下手,「可以用圖表跟概念圖說明的事情」很容易又被當成了整個簡報的主題,可是簡報的「主角」應該是你想傳達的訊息,「配角」才是圖說,這麼一來就反客為主了。所以製作簡報時,第一步應該是把你想在這份簡報裡傳達的訊息寫下來,也就是②的「寫出訊息」。

盡早寫下麻煩又容易忘記的出處

寫完訊息後,再來就是出處。寫下出處可以把「你想說的話,究竟是以哪些資料為根據」作釐清。

簡報製作可以說是一種逆向工程(Reverse Engineering)。一方面,我們從上往下,闡述自己想說的話(=訊息)。同時我們也由下往上,從我們依據的資料(=出處)去看看有沒有什麼可以使用的材料。這種作業就像從東西兩頭同時開挖、最後在中間碰頭的隧道一樣。寫下出處,可以幫助我們打好由下往上的基礎。

我之所以強調要盡早在簡報的第三步驟寫下出處,原因在於:如果最後才來補出處,一定會忘記。等你開始習慣做簡報後,你會發現記載出處這件事很麻煩,會干擾整個簡報的製作節奏。無論是報導的標題、發表時間、發表的公司等等都要一一查清,寫進簡報裡,是一件很繁瑣的作業。有時候在深夜製作簡報,發現作者的名字裡有個罕見的字怎麼打都打不出來,當下真是無奈極了。可是這部分如果不趁早做,之後你會更不想做。所以,請一定要在製作簡報的前期趁早解決掉。

3好訊息的三大條件

簡報的好壞取決於訊息

看到這裡,讀者應該已經更清楚了解訊息之於簡報的重要性了吧?沒錯,製作簡報時,清楚表達「你到底想說什麼(訊息)」是一件很重要的事。反過來說,一份好的簡報所表達的「訊息一定要清楚明確」,同時有極具說服力的圖表和概念圖來支撐它。

稍後我會說明如何製作圖表與概念圖,現在先來解釋什麼樣的訊息才是「成功的訊息」,以及如何寫出這樣的訊息。

首先說明成功訊息的條件如下:

條件① 一張投影片只放一個訊息

條件② 意見清楚明快(=設定立場)

條件③ 簡短(=重點明確)


條件①一張投影片只放一個訊息

請大家記得,一張投影片只能擺一個訊息。就像我之前說過的,在製作簡報時,「訊息」是比什麼都重要的元素,所以沒擺上任何訊息是無法讓人接受的作法。可是放眼當今商場,還是有很多沒有訊息的簡報被大量生產出來。既然沒寫任何訊息,那就意味著沒有任何「想傳達的事」,也就是說,沒有任何事情需要溝通,這已經不是簡報製作技術這種層面的問題了,而是更深層而根本的議題。

另外,也要請大家避免在同一張投影片裡傳達兩項以上的訊息。在進行簡報時,簡報者的說明速度必須跟聽者的理解速度同步,如果你在同一張投影片裡塞進兩種以上的訊息,會干擾到聽者的理解節奏。我們所追求的是連續性地、藉由一張張投影片傳達一則又一則的明確訊息,讓聽者能跟上我們的講解速度。

因此請記得,每一張投影片只能有一則訊息。

條件②意見清楚明快(=設定立場)

第二件請大家注意的是,「意見要清楚明快」。這是傳達訊息時最重要的一點,也是我在二十幾歲時、從親身經歷中深刻體認到的經驗。

一九九○年代中期到後期這段時間,頂尖廣告公司電通在各大比稿中,一次又一次輸給了博報堂。我想現在應該已經過了追訴期,我就坦白說吧—當時我在兩家公司的行銷企畫部門都有熟人,因此弄到這兩家公司的比稿提案書來比較。現在想想,當時那樣的舉動真是危險。總之,我比對了大概七份左右的提案書,發現電通跟博報堂在這些戰役中最大的不同點,在於他們所提出來的「意見明快」程度不同。

博報堂的提案書裡,每一頁都清楚闡明他們「想說什麼?」「想提出什麼建議?」相對之下,電通的提案書裡只有「顧客分析結果」「市場區別分布圖」等等,簡報裡只寫了圖表跟概念圖的標題,至於想從這些分析跟資訊裡提出什麼建議,則連一個字也沒寫。也就是說,他們並沒有從分析的結果裡提出建言,只是「把分析出來的內容寫下來而已」,落入了這種典型的失敗模式。

請大家看一下圖4。這張投影片提供的訊息是「就兩百多家門市進行的營業利益率與銷售成長率分析」,內容則是以營業利益率與銷售成長率製成的散布圖。

的確,它符合「一張投影片=一則訊息」的前提要件,可是它想表達的訊息真的如字面所述嗎?從它的分析結果中,我們可以發現很多門市的營業利益已經出現赤字,其中甚至有不少門市連營業額都出現負成長,看來沒什麼希望轉虧為盈,既然如此,這張投影片的標題應該改成「關閉營業赤字與負成長門市,將資源分散出去」才對吧?

「訊息曖昧、立場不清」是個很容易落入的陷阱,我想所有人幾乎都掉進去過一次,而大部分的人都沒辦法爬出來。為什麼?簡單來說,就是缺乏勇氣。

從某些資訊提出「果斷」的建言,其實很需要勇氣。如果只是把分析出來的結果提供出去,而不提出建議或解釋,這種態度則是「把解釋權交給對方」。至於為什麼要把解釋權交給對方?當然是因為擔心雙方對於事情有不同的解讀而發生摩擦,也就是說,其實是想討好對方,所以沒辦法解釋。然而不解釋,便無法提出清楚的訊息;不提出訊息,於是就輸掉了比稿。

如果想阻止這種惡性循環,就必須解釋你手上的資料,大膽提出建言,用力表明「我是這麼想的」。究竟要往右或往左?態度要清楚。也就是說,必須要「設定立場」。

我發現很多年輕人雖然「會做分析,但不會設定立場」,這真的很可惜。如果不設定立場,這些輔助性的分析就沒辦法讓你看清楚下一步該往哪裡走。

「設定立場」等於是向立場相反的人提出挑戰。而為了要打贏這場仗,你會拚命鞏固自己的立場。因此,設定立場跟成果的品質好壞之間,有著非常基本的關連。

條件③簡短(=重點明確)

最後一個條件是簡短。訊息的字數請控制在三十個字左右,長一點的句子也請控制在六十個字以內。

以三十個字來說,如果你用的是20p大小的字體,大約會占A4投影片的一行左右。或許你覺得一行好像很短,不過我收錄在這本書大約一百張的範例中,只有十張左右的訊息長達兩行,其他九成都只靠一行字就清楚闡述了它們的理念。我想,你應該看得出「一行」絕不是不可能的事。

如果你的訊息無論如何就是沒辦法在兩行內結束的話,可能是「你想表達的重點還不夠清楚」(違反條件②「意見清楚明快」),或者「你把太多資訊擺在同一張投影片內」(違反條件①「一張投影片只放一個訊息」)。如果是前者,你有必要重新思考「想傳達的訊息到底是什麼?」如果是後者,就要把訊息切成兩半,分成兩張投影片來講。

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