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商品編號:T0700067

做事俐落的人,做事拖拉的人:微調小習慣,做什麼都比別人快

「仕事が速い人」と「仕事が遅い人」の習慣
作者 山本憲明
譯者 李漢庭
出版日 2014-04-30
定價 $260
優惠價 79折 $205
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內容簡介

★高居日販2014上半年商管類Top10

工作效率,影響你一生的成就!

包括你的職位、收入、休閒生活,甚至你的家庭關係……
拖累你的,往往不是繁重的工作,而是錯誤的做事習慣!

只要稍微調整一下習慣,你就可以從加班爆肝、窮忙受挫,
變成準時下班,還有閒暇去滑雪衝浪!

「我好忙,事情根本做不完!」
「先做緊急的事哪裡有錯?為什麼說我不懂輕重緩急?」
「事情好多!那就把每件事分成幾部分,一天做一點好了!」

如果你也這麼想……小心!很可能會掉進「做事拖拉」的陷阱。

決定「怎麼做」之前,先決定「做什麼」!

下面這些小習慣,將決定你能否準時下班,或是天天挑燈夜戰!

◆ 做事俐落的人常換電腦,做事拖拉的人珍惜電腦
◆ 做事俐落的人管理時間,做事拖拉的人管理工作
◆ 做事俐落的人不做急事,做事拖拉的人只做急事
◆ 做事俐落的人靠說明書,做事拖拉的人靠經驗
◆ 做事俐落的人不決定工作順序,做事拖拉的人仔細決定順序……

菜鳥、老鳥適讀本書,主管更需要讀!

讀者俐落好評強推!

這本書不只寫給社會新鮮人看。就算是老鳥,也常常因為各種理由,導致自己身上堆了做也做不完的工作。我已經出社會二十多年了,仍然覺得本書相當實用。──克雷蒙提

我是個做事很瞻前顧後的人,這種性格在工作上的確為我帶來不少困擾。看了這本書,我才知道,原來自己常常搞錯重點。如果你也覺得「時間不夠用」,拜託,趕快去買一本!──麥麥

作者最後談到「自己才是人生主角」,雖然跟工作好像沒什麼關係,不過我覺得唯有把自己當成主角,才不會被工作牽著鼻子走,到最後連自己為什麼要工作都不知道。讀完本書後,我對工作有了新的認識,也很想變成一個「做事俐落的人」。──咕嚕咕

菜鳥可以讀、老鳥可以讀,主管更需要讀。也許不見得每一項都可以套用在自己身上,但是比方法更重要的,其實是觀念。工作有太多「無腦」和「理所當然」的部分,如果能改變觀念,我想總有一天工作不會再是令人敬而遠之的事情。──晝伏夜出

作者簡介
山本憲明

稅務師、中小企業診斷士、氣象預報員。山本憲明稅務師事務所代表。畢業於早稻田大學政經學系,大學畢業後進入日本橫河電機股份有限公司,曾任半導體測試裝置業務、工程師及經理。

進入社會的第六年起,在完全沒有專業知識的狀態下,一面工作,一面準備稅務師考試。因為太忙了,原本打算放棄。後來他研究出「俐落工作術」,提高工作效率、減少不必要的精力和時間浪費,只花四年就考取一般人平均花六至七年才能考上的證照,於2005年1月成立「山本憲明稅務師事務所」。之後,又考上錄取率不到10%的氣象預報員、中小企業診斷士等資格,全部都只花一年就考取。

現在,他仍身體力行,當個「做事俐落的人」,並以自己為例,鼓勵想追求這種生活的人們。除了經營本業外,還擔任賽馬馬主和少棒隊教練等職務,不論工作、家庭、金錢、休閒……事事得意,處處順利。

著作包括:《做事俐落的人,做事拖拉的人》《上班前的黃金1小時》《清晨1小時活用法》等書。

譯者簡介
李漢庭

1979年生,畢業於國立海洋大學電機系,自學日文小成。2003年進入專利事務所開始從事翻譯工作,2006年底開始從事書本翻譯。領域從電機專利文件乃至於小常識、生活醫學、科技等等的中日對譯,樂於在工作中吸收新知識。目前嘗試將觸角延伸到特殊造型與影像創作,有各方面之作品。

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規格

商品編號:T0700067
ISBN:9789861371856
232頁,25開,中翻,平裝
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目錄

前言


第1章  工作環境

01 做事俐落的人懂得「捨」,做事拖拉的人只想「得」

02 做事俐落的人擺脫網路,做事拖拉的人親近網路

03 做事俐落的人常換新電腦,做事拖拉的人珍惜電腦

04 做事俐落的人選擇工具,做事拖拉的人不挑工具

05 做事俐落的人在哪裡都能工作,做事拖拉的人只在辦公桌上做事

06 做事俐落的人利用雲端,做事拖拉的人仍靠手寫

07 做事俐落的人知道怎麼專心,做事拖拉的人根本不知道要專心


第2章  日常生活

08 做事俐落的人重視私生活,做事拖拉的人拋棄私生活

09 做事俐落的人早起,做事拖拉的人晚起

10 做事俐落的人早睡,做事拖拉的人晚睡

11 做事俐落的人睡「午覺」,做事拖拉的人睡「回籠覺」

12 做事俐落的人好好度假,做事拖拉的人把工作帶回家

13 做事俐落的人吃得少,做事拖拉的人吃得飽

14 做事俐落的人練身體,做事拖拉的人懶洋洋


第3章  想法與態度

15 做事俐落的人有明確目標,做事拖拉的人漫無目的

16 做事俐落的人放眼未來,做事拖拉的人短視近利

17 做事俐落的人主動,做事拖拉的人被動

18 做事俐落的人自己決定時薪,做事拖拉的人由公司決定時薪

19 做事俐落的人賺時薪,做事拖拉的人賺加班費

20 做事俐落的人我行我素,做事拖拉的人言聽計從

21 做事俐落的人逆向思考,做事拖拉的人隨波逐流


第4章  行程管理

22 做事俐落的人管理時間,做事拖拉的人管理工作

23 做事俐落的人一氣呵成,做事拖拉的人把事情分割

24 做事俐落的人全力以赴,做事拖拉的人平行多工

25 做事俐落的人偶爾按部就班,做事拖拉的人只想一鼓作氣

26 做事俐落的人不決定工作順序,做事拖拉的人仔細決定順序

27 做事俐落的人不做緊急的事,做事拖拉的人只做緊急的事

28 做事俐落的人準時下班,做事拖拉的人做完了才下班

29 做事俐落的人喜歡不上不下的時間,做事拖拉的人喜歡剛剛好的時間


第5章  工作策略

30 做事俐落的人不隨便動手,做事拖拉的人馬上處理

31 做事俐落的人會決定不做什麼,做事拖拉的人只決定要做什麼

32 做事俐落的人對記憶力沒自信,做事拖拉的人對記憶力有自信

33 做事俐落的人靠說明書,做事拖拉的人靠經驗

34 做事俐落的人不追求完美,做事拖拉的人講究細節

35 做事俐落的人樂於創新,做事拖拉的人偏向保守

36 做事俐落的人懂得抓重點,做事拖拉的人先從手邊的事開始

37 做事俐落的人先做再說,做事拖拉的人在乎結果


第6章  自我探索

38 做事俐落的人打字快,做事拖拉的人打字慢

39 做事俐落的人靠別人,做事拖拉的人靠自己

40 做事俐落的人文筆好,做事拖拉的人文筆糟

41 做事俐落的人敢花錢,做事拖拉的人愛省錢

42 做事俐落的人投資時間,做事拖拉的人花錢消費

43 做事俐落的人做無用的事,做事拖拉的人不做無用的事

44 做事俐落的人會做日常工作,做事拖拉的人討厭例行公事


第7章  溝通

45 做事俐落的人把工作往外丟,做事拖拉的人什麼都自己做

46 做事俐落的人沒那麼客氣,做事拖拉的人小心翼翼

47 做事俐落的人關心別人,做事拖拉的人仰人鼻息

48 做事俐落的人反應快,做事拖拉的人反應慢

49 做事俐落的人回絕工作,做事拖拉的人一概接受

50 做事俐落的人在意自己,做事拖拉的人在意別人


後記

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前言

我的人生非常平淡無奇。

大學留級一年,結果剛好碰上泡沫經濟崩潰,求職戰場變得腥風血雨;我很平常地去找工作,勉強獲得了其中一家公司錄取。

即使在這家公司裡,我仍是個平凡得不得了的員工。對工作沒什麼興趣,做事又老是慢吞吞的。手腳慢,卻又愛對上司堅持己見,我想自己當時應該是個很難相處的人吧。

我早早就放棄了出人頭地的夢想,每天只想著「我要趕快辭職」。

這時候,我開始盤算考資格考,自立門戶。

為了想通過資格考,所以我必須早點結束工作,去補習班上課。於是我開始挑戰成為一個很快就能做完工作的人。

我每天都在思考該怎麼成為一個「做事俐落的人」,並且付諸實行。最後,我不但能很快做完工作、準時下班、去補習班上課,還通過了氣象預報士考試與稅務士考試。

自立門戶之後,我仍不斷研究「俐落工作術」,並身體力行。拜此之賜,雖然我兩袖清風、白手起家,還是能一帆風順,家庭生活也過得輕鬆自在。

「俐落工作術」還有附加效果。

我將這套方法運用在考試上,就成了「考試解題又快又準的人」。

自立門戶之後,我又考了中小企業診斷士考試,也是一次就上。

我原本就是個平淡無奇、做事慢吞吞的人;現在仍然一樣平凡,根本算不上天賦異稟。就是因為研究出了「俐落工作術」,並養成習慣,人生才一帆風順。

本書將毫不保留地介紹哪些習慣可讓你成為「做事俐落的人」。

只要成為做事俐落的人,不僅可以快快完成工作,還能像我一樣金榜題名、利用空閒時間挑戰新事物、追求夢想。

希望你也能藉由本書成為做事俐落的人,工作和生活皆充實美滿。

本書的主旨是「做事俐落的人」,除了快,也要早。「快快」完成工作,「早早」挑戰新局,這才是希望各位可以達到的境界。

山本憲明

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試閱

03  做事俐落的人常換新電腦,做事拖拉的人珍惜電腦

我的意思不是說「想成為做事俐落的人,就要常常買新電腦」,而是「如果想成為做事俐落的人,就要有必須常換電腦的想法」。

電腦確實不算便宜,近年來價格雖然已經降低不少,但是如果想買沒那麼陽春的規格,還是要花個好幾萬。

但是如果因為它很貴,怕自己浪費,所以一用就用上四、五年,那一定會變成「做事拖拉的人」。

電腦對我來說是消耗品,就算每年都換新規格還是很划算;不過最近電腦的功能越來越強大,我又不是需求很大或必須用什麼高階軟體的人,所以實際上大概兩年換一次。

電腦用了兩年之後,各方面的運算速度就已經明顯變慢;另一方面,新電腦的規格又日新月異,一來一往,處理速度就明顯有了差距。

工作的內容會依業種和領域有所區別,而一般文書工作使用電腦的機率應該算相當高;說得極端些,整天都坐在電腦前工作的人應該不少吧。

像這種形式的工作,如果把時間花在等待電腦運算上,難道不是龐大的損失嗎?好不容易才為了提高工作效率,把打字練得飛快,結果卻要花時間等待電腦運算,這實太浪費了。

雖然我們在這裡說的是「經常換新電腦的人,就是做事俐落的人」,但實際上不限於電腦,所有工具都是同樣的道理。

簡單來說,花錢來換時間,可以讓事情做得更快,自然能夠回收成本。

「做事俐落的人」會經常思考金錢與時間的關係。

假如能多花點小錢縮短時間,那就花吧;即使口袋暫時淺了一點,但只要買到時間,並且有效運用,就可能回收更多金錢。

相較之下,「做事拖拉的人」幾乎不會考慮時間與金錢的關係。

因為怕浪費而不肯花錢,反而要花許多時間解決事情,最後連金錢也跟著損失了。「省下不必要的支出」這個想法相當好,也是經營者必備的觀點。但是光想著怎麼節流,就得不到「提高效率、加快速度、改善經營」的結論。業績自然也就很難提升了。

請大方地把錢花在「可以創造時間」的地方!我認為,能做到這一點的公司與個人,才有本事拉高業績與成效。

請別怕花錢去換時間,這能讓你往「做事俐落的人」更邁出一步。

◆ 做事俐落的人,會為了「效率化」而投資金錢!

22  做事俐落的人管理時間,做事拖拉的人只管理工作

工作要順利進行,關鍵在於「工作管理」,也就是「幾點幾分做這個,十五分鐘後做那個……」之類的管理;工作管理不需要太精細,只要做到「今天做這個跟那個,要花我多少時間」對工作就有相當大的助益。

我對工作管理的概念就是「先有個大目標,再從它逆推出需要達成的小項目」。也就是說,我必須將目標細分成許多小工作,才能進行管理。

我想絕大多數的商務人士都會做工作管理(比如每天的待辦事項清單),但是能針對每件工作掌握所需時間的人,卻出奇的少。其實「針對每件工作管理時間」也相當重要。

光是把「本日待辦事項」抄在紙上、記在電腦或手機上還不夠,如果不能掌握每件工作要花費的時間,你就不知道能完成幾件事,也不能掌握事情做完的時間。

如果你認為「我的時間用不完!」也就算了,但一般人應該不是這樣。

所以「本日待辦事項」務必在自己決定的時間內完成,明天也一樣、後天也一樣……久而久之,自然能在期限內達成目標。

說到針對每件工作管理時間,其實有兩大優點。

第一,可以避免設定太多待辦事項,就不會有事情做不完的問題。

我就曾經碰過這種狀況,雖然有很多事情想做,卻無法掌握要花多少時間,結果每天都做不完。這種日子一旦持續下去,就會累積很多壓力。

仔細想想,這些壓力完全都是自己搞出來的,實在蠢到不行。後來我懂得先掌握每件工作的時間,再設定今天要做哪些事,就沒有這個問題了。

第二,可以設定結束時間。

很多人想不到這一點有多重要。如果不能掌握事情做完的時間,就會常常加班到天亮;這不但對健康有害,又會影響隔天工作,最後造成工作產能下滑,成了「做事拖拉的人」。

如果你能設定結束時間,就能保留「投資自己的時間」。

比如說,你決定「下午六點之後要專心念書」,假如不知道該花多少時間才能做完該做的事,那麼六點之後的黃金時段也會因為事情沒做完而遭到壓縮。

請掌握每件工作需要的時間、進行管理,保留珍貴的個人時光。

「做事俐落的人」對時間非常敏感。

請先算出自己必須完成的工作數量,以及每件工作的處理時間吧。

◆ 做事俐落的人,能清楚掌握每件工作需要的時間!

26  做事俐落的人不決定工作順序,做事拖拉的人仔細決定順序

看到這個標題,我想很多人會覺得「講反了吧?」

理論上,「做事俐落的人」應該有明確的工作順序,做起事來行雲流水;反過來說「做事拖拉的人」因為不決定事情先後,所以手忙腳亂。

大家應該都是這麼想的吧?其實我以前也這麼認為。

但事實上,不受「工作順序」束縛,才能隨機應變,成為「做事俐落的人」。

如果決定好今天該做哪些事,就應該先完成「一定要完成的事」;至於其他「不一定要今天完成的事」,可以從容易完成的項目著手,工作會做得比較快。

即使先決定了工作的順序,總會碰上身體不適、心情不好、意志消沉等狀況,那種明明不想做事,卻又非做不可的感覺真的很糟。勉強做吧,可是效果不好;不做,又會影響後續進度,結果一整天諸事不順。

這時候該怎麼辦才好呢?很簡單,在容許範圍內把工作後往延就可以了,或是先從簡單輕鬆的事情開始。

基本上,我還是會決定一天該做多少工作,所以工作表上會寫「大約幾點做什麼事」,但我不會硬是要自己按表操課,而是看著工作表,想先從哪項工作開始,就先做那一項。

一定要遵守的規則只有一個:所有的工作都要在既定時間內完成。

這樣做的關鍵在於減少猶豫時間,不要花時間想「現在不想做這件事」或「這項工作該怎麼辦?」

只要配合當下的心情,從簡單輕鬆的工作開始,就能解決這個問題。

要做到這一點,就必須學會立刻判斷手邊的工作。

「不把順序說死」不只可以讓工作進展變得更順利,我認為這也是未來社會所需要的思維。

老實說,世界是瞬息萬變,卻捉摸不透的,隨時隨地都可能發生劃時代革命,完全顛覆大家過去的想法。想在這樣的環境中求生存,必須懂得隨機應變,碰到任何意外都能輕鬆調整自己。

我認為有堅定的意志力、走在自己堅持的道路上是很重要的,但是要在現代社會生存下去,必須擁有一定程度的彈性;如果老是墨守成規、一成不變,大概就只有等著被淘汰的份了。

以體育活動來說,參加運動比賽時,必須能在瞬間判斷當下情況,決定自己該做什麼。就像棒球比賽中,防守的一方雖然有一、二、三壘手和游擊手,每個位置所防守的區域都不同,但是他們仍然會配合每一顆球,不斷移動自己的位置,以達到最好的防守效果。

「完全固定」工作順序,就是違背了這個趨勢。

請配合當下的狀況應變,一件一件完成工作吧。能這麼做,才是「做事俐落的人」。

◆ 做事俐落的人懂得隨機應變!


27  做事俐落的人會做不急的事,做事拖拉的人總是以緊急的事優先

你手邊有許多他人交辦的工作、還沒進行的工作,以及自己想做的工作。讓我們想想:這些事情該怎麼排出輕重緩急的順序呢?

我想各位都聽過一個方法,按照工作的重要性與急迫性分成四個象限,把工作分為以下四類:

一、重要而緊急的工作   二、重要但不緊急的工作

三、不重要但緊急的工作  四、不重要也不緊急的工作

區分「緊不緊急」並沒有想像中困難。因為每個人都知道,緊急與否取決於是否有期限,或者對後續工作的影響程度。

重點在於如何區分「重不重要」。

每個人區分的方式都不同,而我重視的是對未來的影響。也就是說,我認為對未來有正面影響的工作就是「重要的工作」,做了對未來也沒什麼影響的工作,或者只會影響現在的工作,就是「不重要的工作」。

假設你已經把手邊的工作分成前面所說的四個類別,應該從哪一類開始做?

優先度最高的是「重要且緊急的工作」,我想大家應該沒有異議吧。既然這件事情又重要又急迫,那麼不做不行。但其實這種工作很少出現。

第二優先的是什麼?從這裡就能分辨出「做事俐落的人」與「做事拖拉的人」。

「重要但不緊急迫的工作」,排在「不重要但緊急迫的工作」之前。自從我開始注意這點之後,工作不但更順手,處理速度也加快了不少。

「不重要但緊急的工作」其實不少,我想大部份都是上司、客戶,或者其他地位高於你的人所交辦的工作。

這種工作總是接二連三,就像打球一樣,去了又來,來了又去。如果你只知道做這些事情,而且樂在其中,就不可能去處理「重要但不緊急的工作」,對未來也毫無助益。既然對未來毫無助益,無論做多少,都不可能學會新技能。

請務必保留時間給「重要但不緊急的工作」。方法就是「預留時段」。例如,事先決定下午一點到三點是「重要但不緊急的工作」的專屬時段。如果不這麼做,時間就會被其他不重要的工作搶走。如果懂得保留時間給「重要但不緊急的工作」,未來才能有光明可言。

人生只有一次。用自己的腦袋思考、以自己的方法做自己選擇的事情,這樣的人生不是更有意義嗎?

◆ 做事俐落的人,重視「重要但不緊急的工作」!

33  做事俐落的人靠說明書,做事拖拉的人靠經驗

有些工作三天兩頭就會做一次,有些工作可能只有每年特定時期才會做,如果能準備好「說明書」與「檢核表」之類的資料,並妥善運用,工作速度就能更快、做得更正確,出的錯也更少。

「說明書」主要寫明工作的順序。有了它,做事就能毫不遲疑、進展順利。

「檢核表」則是在工作完成前,用來檢查工作內容,確認有沒有錯誤或遺漏。

你也可以將說明書與檢查表結合在一起,也就是按工作順序設計的檢核表。

剛開始製作說明書或檢核表的時候真的非常麻煩,很容易讓人覺得:「反正每年也就做一次,今年做得好,明年一定也做得好。」不過完全不是這麼一回事。只要做好這兩份資料,就可以用上大半輩子(當然,維護修改還是需要的),所以請務必製作完成。尤其是一年只做一次的事情,要完全靠記憶回想起執行順序,可說是難如登天;不過只要有說明書與檢核表,自然就不需要靠「回想」了。這麼一來,既能馬上動手,又不需要煩惱順序前後,做起事來自然快又順。

接下來為大家具體說明一下做法,先從說明書開始。

首先,在進行某項工作前,請打開Excel檔案(當然也可以用手寫);接著一邊處理,一邊將順序詳細記錄下來。

至於寫法,只要看得懂就行了。內容不用太過詳盡,不過要能讓別人看得懂、讓後來看到的人能跟著照做就行了。

接著是檢核表。同樣先打開Excel檔案,每個步驟做完的時候就列出檢查項目。這些列舉項目必須是「工作正確結束的條件」,例如「○○與△△的數字一致」。而每一項都要加上可以打勾的方塊「□」。

說明書與檢核表不僅在自己的工作中可以派上用場,交接時也非常有用。

「交接」的結果常常會受到交接者的理解程度影響,使得工作很難一次就交接完成,所以才要先做說明書與檢核表,需要時就能派得上用場。

有一位稅務士前輩Y先生,他非常懂得運用說明書與檢核表。Y先生將大量工作委外發包,而接案者只要利用Y先生製作的說明書與檢核表,就能順利進行工作,拿出好成果。

如果不用說明書與檢核表,每次都靠直覺與記憶做事,那麼就要常常花時間回想相關細節,卻很可能搞錯或遺漏,事情自然做不好,結果又要花更多時間。這就成了典型的「做事拖拉的人」。

製作說明書和檢核表是一件有點麻煩的事,但請務必把它們做好,並實際運用,成為「做事俐落的人」。

◆ 做事俐落的人,連未來的效率都很在乎!

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