據說,黃仁勳的email不會超過六行,希望盡速切入正題,希望行動能以光速進行。幾位輝達前員工把黃仁勳的信件形容成俳句,是一種「TL;DR」風格 ── 在最新出版的《高效工作者必備的秒懂溝通》說明,TL;DR指的是「太長;不讀」(Too Long. Didn’t Read.)。兩位分析人類行為科學的教授認為,這正是高效工作者的六大原則之首先: 

少,即是多。尊重別人的時間,會節省你的時間。

但大多數人從來沒有接受過簡潔寫作的訓練!


▌我們天生有「越寫越多」的傾向

在寫作者之間,流傳著一個普遍到惱人的錯誤觀念:多多益善。也許這是源於學生時代的記憶:九年級寫作文時,我們絞盡腦汁要達到規定字數。這也可能反映這個希望:寫得多,會讓我們看起來比較聰明、有很多話可以說。反過來說,這也可能反映一種恐懼:如果我們不多寫一點,就會漏掉一些關鍵的資訊。 

不管我們話太多的原因為何,事實是:多寫一點,反而更可能使讀者什麼都不讀。

首先,也最重要的是,你寫得愈多,別人就得花更多時間讀。閱讀非小說時,美國成年人平均每分鐘可讀大約240字——平均每秒只能讀4個字。雖然多讀幾個字詞需要的時間看起來微乎其微,但它會迅速累積。更多的文字也需要更多專注力。 

學術研究和我們自己(哈佛大學)的觀察證實,讀者比較可能去讀字數較少的訊息、構想和請求。

事實上,對於覺得冗長到難以招架的文章,現代讀者已經發展出一個常見、諷刺的短語:「TL;DR」,用來標示某則訊息或某篇文章「太長;(所以我)不讀」。

寫冗長囉嗦的文章相對容易,我們可以把自己的意識流直接轉成文字。
要把沒有章法的思想化為清楚、簡潔又明確有力的訊息,需要下更多的功夫。

但大多數人從來沒有接受過簡潔寫作的技能訓練。研究人員發現,人在編輯時傾向增加文字和內容,而不是刪減。我們要把「簡潔寫作」需要多花的心力,視為一筆投資。 

▌「更多」會嚇到讀者

先多花一點時間精簡訊息,讓對方帶走最重要的訊息。

想想你打開收件匣時,看到以下這兩封信。從主旨和寄件人判斷,你知道這與工作有關。你不會馬上細讀,而是很快掃視訊息的長度。

你會先處理哪一則呢?八成是簡潔的那一則,對吧?在我們進行的一項調查,166名專業人士中,有165名也這麼說。 

讀者常把訊息的長短和它有多難、要花多少時間回應畫上等號,這也是他們可能選擇不要費心讀冗贅訊息的原因。 

讀冗長訊息讀到一半放棄的讀者,是做出「早退」舉動。他們可能匆匆瀏覽一下正文,覺得它在當下太難應付——太多主題、要求太多行動或有太多字——所以沒讀完就離開,希望之後再回來讀。 

有些早退者永遠不會回來;其他人可能晚一點會回來,但那時已錯過緊要關頭:已逾付款截止日、投保時間終止,或是有空檔的會議時間全都約滿了。

把這句格言反過來說也許更貼切:多即是少。 

▌「更多」會稀釋訊息

閱讀較長的訊息時,讀者的注意力更可能漂走

有更多字、更多概念或請求的訊息,往往也會稀釋所含的每一項資訊。 

首先,略讀的讀者可能斷定自己已經了解訊息主旨而離開,但其實他們沒有抓到寫作者的要點。 

其次,較長的訊息更容易耗盡讀者的注意力和專注力。

在名稱絕妙的研究〈TL;DR:較長的文字段落會增加無意間的走神率〉中,一群美國和加拿大研究人員指出,閱讀較長的訊息時,讀者的注意力更可能漂走。讀者一旦分心、沒有把冗長的訊息從頭讀到尾,就可能漏掉寫作者的關鍵資訊。

前《時代》雜誌總編輯南西.吉布斯告訴她的團隊,每一個都須贏得它在句子裡的位置,每一個句子都要贏得它在段落裡的位置,每一個概念也必須贏得它在文章裡的位置。

將「少即是多」實際應用於你的高效訊息溝通:
規則1:用字少一點
規則2:概念少一點
規則3:請求少一點 

──更多請參考本文整理高效工作者必備的秒懂溝通:哈佛教授教你輕鬆贏得注意力與信賴

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