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商品編號:P0900131

簡潔的威力:注意力短缺時代,說得越少,影響越大!

Brief:Make a Bigger Impact by Saying Less
作者原文名 Joseph McCormack
譯者 劉怡女
出版日 2014-12-31
定價 $280
優惠價 79折 $221
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內容簡介

「簡潔有力」是麥肯錫評選人事的重要指標,話越少,越高明!
你的聽眾快溺斃了,簡潔是他們的救生索!

30秒說不到重點?OUT!一句話就吸睛!
本書作者以20年培訓無數人的強大功力,教你長話短說、準確表達。

資訊肥胖時代,說得越少,被聽進的越多 ,
若不懂節制,你說的內容都不會被記住。簡潔扼要,才是王道

亞馬遜商管溝通類暢銷書,讀者5顆星推薦!

長話務必短說。

現今這個腳步飛快的世界,充斥著資訊、注意力匱乏、干擾,以及不耐,你必須在觀眾分心之前就切入重點。美國行銷顧問累積20年強大功力,教你化繁為簡,為不同情境量身打造最合適的內容,並提供實際案例,描述企業界人士如何成功溝通或踢到鐵板,讓讀者成為具有高度影響力的精簡大師。

避免NG,就能成為精實溝通高手

如何推銷才不會落落長惹人嫌?
▲ 大家都討厭被推銷,但都愛聽故事。

會議中開始有人滑手機、收郵件、想著晚上要吃什麼……
▲ 設法讓聽眾積極參與,建立良好互動。

簡報裡塞越多文字越好?
▲ 多數人屬於視覺思考類型,重點要以創造性的視覺元素來表達。

名人好評

我每天收到幾百封電子郵件,但願大家可以在第一句就寫出他們想做什麼,我可不需要知道所有前因後果才做決定。言簡意賅確實能省下所有人的時間。── 創業大師 蓋伊.川崎 

在資訊肥胖時代,本書是你亂中求序、脫穎而出的致勝武器。── 《行銷的語言》作者 山姆.洪恩

我是一位軍事將領,能夠說出一個簡潔扼要的故事,確實有助於我在偶爾不甚友善的海外媒體環境中,順利傳達訊息。我遵循作者的指導而成為溝通更有效率,更能發揮影響力的領袖。── 退役上將威廉.卡德威爾

作者簡介
美國精簡大師 
喬.麥柯馬克(Joseph McCormack)

作者志在教導組織機構嫻習簡潔溝通的藝術。身為資歷豐富的行銷主管、成功的創業者暨暢銷書作家,他以擅長敘事及說故事而享譽業界。「少即是多」是他終生信守、奉行不渝的座右銘。他為美國特種作戰司令部,擬定一套策略性敘事的教育訓練後,經過多年研究發展,更在2013年創辦了BRIEF Lab訓練中心。除了為軍事將領提供諮詢,他的服務對象還包括企業高階主管,指導他們如何發表重要談話及提出策略計畫。固安捷公司、哈雷機車、USG公司、BMO Harris銀行、SAP軟體公司、萬事達卡、亨氏食品、羅氏大藥廠、仲量聯行都是他的客戶。

他創辦雪菲爾德公司,協助客戶用說故事、將敘事視覺化的方式傳遞訊息。曾獲邀在多個產業及研討會發表演說,主題多為如何傳遞訊息、述說故事、推動改變及培養領導力。他曾於芝加哥名列前五大的凱旋公關擔任行銷部副總,任內推出新的服務模式,旨在強化訊息本身,以及與市場影響力人物之間的互動。目前他與妻子蒙絲瑟拉及孩子定居於芝加哥郊區。

譯者
劉怡女

中興大學外文系畢業,英國東安格里亞大學社會經濟系碩士,現任職於媒體。作品有《跟TED學表達,讓世界記住你》(先覺出版)等書。

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規格

商品編號:P0900131
ISBN:9789861342436
272頁,25開,中翻,平裝
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目錄

前言 為什麼「簡潔」是溝通的王道?

Part1  覺察:在一個渴求簡潔的世界提升覺察力

1 言語簡潔何以至關重要?

2 打通塞爆的大腦

3 簡潔為何難以做到:潛藏的七大罪

4 精簡的爆炸式變革

Part2  紀律:打造清晰扼要的紀律

5 建立心智肌肉的記憶

6 做圖:從心智圖到BRIEF圖

7 陳述:敘事的角色

8 陳述:TALC對話法

9 呈現:讓一張圖勝過千言萬語

10 將簡潔應用在職場

Part3  決斷:知道在何時、何處應用簡潔的決斷力

11 開會要懂得折衷妥協

12 數位訊息短短的就好

13 讓簡報更加短小精悍

14 推銷詞短短的就好

15 以簡潔的方式解釋好點子

16 不只是寒暄

17 控制得宜的對話是面試成功的重要關鍵

18 傳達好消息要簡潔

19 傳達壞消息也要簡潔

20 報告進度的神奇數字

Part4  簡潔之道 

摘要和行動計畫

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前言 為什麼「簡潔」是溝通的王道?

在這個注意力匱乏的時代,長話短說是大家迫切需要,卻十分罕見的特質。若我們無法做到清楚扼要的表達,則慘痛後果不一而足:浪費時間、金錢與資源、在混亂中勉強做決定、深具價值的點子遭到淘汰、走偏了方向、談好的交易總是陷入泥淖。

本人身為一家小型行銷顧問公司的創辦人,服務過的客戶包括哈雷戴維森公司、BMO夏理斯銀行、 萬事達卡,以及固安捷公司。我協助這些公司把產品和服務說清楚講明白,並且從中體會「長話短說」其實是種特殊技能。

多年來,我不斷聽到企業和軍事領袖抱怨同樣一些事:訊息混淆造成失誤或挫敗、所有人各唱各的調、簡報搞得連篇累牘卻毫無幫助。要在這個資訊氾濫、高速行進的商業世界取得成功,雜亂無章的冗言贅字絕對不容有存在空間,所以我決定撰寫這本書,告訴大家如何按部就班地切入重點。

化繁為簡是任何人都能學會的技巧。我的公司營運不到幾年,就得到美國特種作戰司令部邀請,為他們研發一套首開先河的課程。在研發過程中發現,不少頂尖軍事將領竟然是溝通天兵,他們坦承自己的任務簡報冗長得離譜,不但充斥大量繁瑣細節,而且內容幾乎沒有任何人看得懂。

特種作戰司令部投注於改造的心血,最終獲得大豐收,迄今仍在收割成果。BRIEF技巧就是在這次課程中誕生,一切努力都是為了創造精實的溝通,這就像溝通管理的六標準差。

在「敘事圖」課程進行幾天之後,我看到學員有了立即的轉變,已經可以融合說故事和BRIEF的各項技巧,說明複雜任務之時仍能保持清晰扼要。他們傳遞複雜資訊的方式既有效率,也頗具效果,不但理路清晰,而且說服力十足。一反過往大量使用簡報軟體,如今將領們的溝通變得更加有力,也更吸引人。

一名參與此次課程的學員如此表示:「差別太大了,我們的簡報證明『少即是多』。」

我深信特種作戰司令部學到的這些技巧,同樣適用於商業界。畢竟商界人士誰不希望傳達出的訊息既簡潔又明確。有鑑於各位讀者皆生活忙碌,本書內容的設計旨在可立即派上用場。若你能用心閱讀、積極實踐,你就能學會如何創造清晰內容與意義,同時杜絕浪費及混淆。

本書編排建立在以下ADD原則:覺察、紀律,以及決斷。

◆Part1  覺察

提升對自己與他人的要求,堅持高標準的簡潔程度。

◆Part2  紀律

透過BRIEF技巧鍛鍊大腦的記憶肌肉,培養自己成為精實的溝通者。

◆Part3  決斷

知道在哪些關鍵時刻,就該以兼具效率與效果的方式來傳達真正重要的事物。

如我本人親身所體驗,BRIEF技巧處理的是我們無時無刻不面對的問題,最終將使我們變成精實溝通大師,讓我們的想法被世人看見。

大家準備好了嗎?

我保證不會花掉各位太多時間。

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試閱

[正確示範]鮑伯正準備一張簡報圖,想贏得上司的支持。
他設定了主題:專案按進度進行中

◎急躁不耐—時間如消蝕的薄冰

由於現今職場的變化,大家都變得越來越急不可耐。

說穿了,如今我們在任何一件工作上花的時間都不夠多。美國人平均花多少時間讀完一個網頁的內容?56秒。看一支Youtube影片的時間?根據2010年的調查,只有3.95分鐘。科技日新月異,連帶使得我們預期所有事物皆以高速進行。假如你不能在大家預期的時間內切入重點,對方可能會失去耐性。這讓我們在日常事物上變得十分急躁,而主管花費最多時間的日常事物就是開會。麥克.克拉戈在他的著作《設計完美會議》提到:「近五成會議並未有效運用大家的時間……開會次數是真正需求的兩倍。若會議能妥善規畫執行,開會時間也可銳減至一半以下。」

谷歌公司解決這個問題的辦法,就是在牆上投射一個四呎長的碼錶影像,為會議時間進行倒數計時,並規定絕對不可逾時。這個超大型的鐘提醒所有與會者時間寶貴,跟手臂一樣長的分針則告誡大家切勿讓時間從指尖流走。

這一切代表著什麼? 若你要在別人的生活中添加干擾、資訊量、耗費時間或複雜性,你等於是在鼓勵他們乾脆將你排除在外。假如你無法提高自己在這方面的敏感度,最後的結果就是他們學會了永遠對你關上大門。

這年頭,不是你的點子夠好、頭銜夠重要,或分配到的時間足夠,你就可以按照自己的喜好發表意見。你必須把想說的內容整理得更精實、也更容易消化吸收。經過濃縮、直達精華的菜才能端上桌,否則就等著被打入冷宮吧。

◆測試你自己 

你可以從哪些方面著手,讓你的溝通變得更有效率?以下問題可用於測試你的精簡技巧到什麼程度。請花些時間想想,以下這些事你或你的組織成員能夠做得多麼到位:

自我檢驗精簡度

1. 我能不能將一小時的複雜資訊,濃縮成兩分鐘的匯報?
2. 我寫的電子郵件,能不能在五行內就切入重點?
3. 我的簡報投影片數量,能不能縮減至十張以下,而且圖像遠多過文字?
4. 我能不能將複雜概念轉化為簡單故事、比喻,或軼聞?
5. 我能不能寫出新聞寫作水準的標題?
6. 我是否能以直白的文字,而非商業術語或行話做出清晰扼要的陳述?
7. 言談中若有人分心,我是否能立刻察覺?  

推銷詞短短的就好 

我的野心,就是把別人必須用一整本書來表達的內容,在十個句子內就說完。  —德國哲學家 尼采

長話短說。無論對買方或賣方,推銷之詞即便能打動人心,也是越短的越好。

◆推銷前,先學會閉嘴

無論任何人,都必須保持回答簡短。 我看過太多這種陰溝裡翻船的場景了:銷售人員表現得太激情、太熱忱、簡直像吃了興奮劑,而且解釋得太鉅細靡遺。其實他們應該選擇對話形式來交流,多問少講。積極聆聽絕對是關鍵,但卻很少人做到這一點。無論你是賣方或買方,交易的整個過程都應該保持平衡,並且相互尊重與節制。

◎保險桿貼紙上的告示 克里斯蒂.福克納是紐約市一間廣告代理商「女人一族」的創辦人暨總裁。美國有線電視頻道AMC的實境秀「推銷高手」在2012年以該公司為主題。當時她的旗下團隊正在努力爭取一名客戶,福克納強調要贏得合約,推銷用詞簡潔是一大關鍵考量。

她非常清楚,在廣告界,若不先自我減除,就會被客戶減除。「我覺得,提點子比任何時候更需要極度簡潔。三個字強過四個字,四個字又比六個字更好。」她說:「當你試著將想法傳遞給另一個人,你的訊息應該要清楚明白、易於溝通。」福克納解釋,經過濃縮的想法將更能發揮影響力,在推銷的過程中打動潛在客戶的心。「你可能會以為,跟潛在客戶說得越多,推銷的成功機率越高。但事實並非如此。」她說:「一次對準一個目標、拋出一顆球,成功的機會才會提高。」當福克納拋出一個有黏著力的點子時,其他人會立即產生回應。「他們會馬上進入狀況,投入於其中。」她如此描述。

不過,要讓每個人對於同一個核心概念有相等程度的認知,卻不是一件容易的事。「你得盡可能簡潔到只用幾個字。」福克納說:「這麼一來,大家就比較不會混淆,或是被不相干的事物分心。字數越少,清晰程度越高。」福克納舉了福斯汽車在1960年代的廣告標語為例:「小,才是王道」。她甚至認為獨立宣言也是絕佳典範。「你必須將所要傳達的訊息,濃縮成最簡單的版本。」她說:「你的訊息應該要能放進告示板或保險桿貼紙。」

福克納接著表示:「一般人常常因為缺乏自信,或缺乏安全感,覺得多加幾個字可能會比較保險。但如果你認為某個點子需要進一步解釋,那麼這個點子就是還不夠好。」她說:「這時候你得下寫作的工夫了,因為寫作就是不斷地重新改寫。反覆改寫是很枯燥的,但卻無可避免。」儘管福克納已經是成功的創意領導人及創業家,她坦承有時候也不確定究竟該如何描述自己的公司。「這很難做到,我想每個企業也都面臨著同樣挑戰。」她誠實以告。

經過一番琢磨,福克納為「女人一族」公司下的標語是「尊重女性經濟實力的行銷溝通。」「我們總想知無不言,言無不盡,但這很難令人印象深刻,或激發對方的興趣。」她說。事實上,她的廣告公司是以肯定女性為敘事主軸。該公司之所以成功,是因為他們聚焦在認同女性、尊重她們的經濟實力。 福克納的簡單推銷詞,使得她的公司在同業中獨樹一幟。所以你的廣告宣傳也應該同樣簡潔、引人注目。

◆兼具簡明與說服力

別浪費時間向客戶自我介紹,他們早就對你有了基本的認識。你的任務是要說服他們,解釋為什麼你的推薦值得他們的支持。你的分享應該僅限於新知或有意義的資訊,這能讓你的單向溝通變成雙向對話。

「一般人會花五成的時間來介紹他們自己、介紹公司的歷史跟產品,但顧客只想知道你的產品有什麼不同之處、選哪個產品比較好。」馬洛夫解釋:「我希望雙方之間能產生討論,獨白自始至終都不應該存在。」「按照老套辦事,只會削弱推銷力度,縮減潛在顧客願意給你的時間。我學會了尊敬那些會事先做好功課、研究當下環境的人。」

在這類情況中,時機是最重要的因素。馬洛夫如此解釋:「倘若你無法在開口後的五或十分鐘之內,就讓對方留下深刻印象,相信你所提供的確實與眾不同、具有價值;那麼接下來的二十分鐘能讓對方聽進去的機率將相當渺茫,因為大家很早就產生負面印象了。」

你應該細心解讀聽眾的身體語言,藉此觀察自己的陳述發揮了什麼樣的影響。你可以從中看出,你分享的資訊已經被徹底理解,抑或某個人希望暫停一下,針對特定事項得到進一步的說明。要是像馬洛夫所形容的「用機關槍掃射聽眾」,你絕對會面臨失敗。「放慢說話速度,感受一下會場裡的氣氛,這有助於你掌握現場情勢。你也可以在需要的時候暫停下來,接受聽眾提問。」馬洛夫說:「因為要是聽眾心裡被一個問題卡住,接下來你無論講多少話,他們都可能沒聽進去。」

你也應該隨時做好準備,將推銷詞濃縮至最簡潔。馬洛夫最近曾在印度,向一名企業執行長進行簡報。當天他發現自己被分配到的時間,竟然從兩小時縮減成三十分鐘。既然變化無法預期,你最好隨時做足準備,才不會被突發狀況撂倒。「我向來假設自己只有比預定少一半的時間。」他說:「你永遠猜不到,你的時間會不會在一開始就被延遲,或是被迫提早結束、甚至過程中間受到干擾。」

一走進會議室,你就應該拋開簡報投影片。你可以在準備的過程中使用,倘若它有助於你將重點大綱記在心裡。但如果你在正式開會時不用這套東西,那麼你會看起來更有備而來、能力勝任。「我個人不用簡報投影片,但我準備的工夫不少於做投影片。我會先把演說大綱擬好,在正式開會前充分演練。這麼一來即使沒有投影片,我也可以自信且自在地完成演說。」

切記,簡明並不意味幼稚或無足輕重。清楚明白地傳達正確資訊,隨時注意聽眾的理解程度是否同步跟上,就能為你的聽眾免除精神無聊的煎熬與困惑之苦。「缺乏正確資訊的簡潔,只會造成雜亂或混淆。」馬洛夫警告:「給聽眾簡潔內容的同時,也要確保他們能輕鬆理解。」

打通塞爆的大腦

長話務必短說。現今這個腳步飛快的世界,充斥著資訊、注意力匱乏、干擾,以及不耐,你必須在觀眾分心之前就切入重點。

◆精簡可瞬間釋放壓力

一名主管培訓師曾經這麼對我說:「你簡直找不到有哪一個商界人士,會在一個工作天的結束之際說:『我還有多餘腦力可處理更多事務』。」辦公室裡的人腦力都被壓榨到極限。若你能做到精簡,他們的日子會立刻因為你而變得好過許多。他們會記得這項實惠,進而對你產生感謝之情。

壓力的來源是什麼?主管日益沉重的負擔包括: 1. 資訊氾濫:源源不絕的文字、圖像、聲音,以及社群媒體。 2. 注意匱乏:大家已經無法聚焦在一件事物上超過十秒鐘。 3. 干擾過多:接踵而來的問題互相搶奪你的時間與思緒。 4. 急躁不耐:對等候結果越來越沒耐性。 這就是你的世界,也是我的世界,而且情況仍在日益惡化。

◆對抗海量資訊

當我們平平安安地在陸地行走時,可以神智清明地思考,倘若我們要溺斃了,這時腦海裡只會出現一個聲音:快找到救生圈。如今大家面對的血淋淋現實是,我們快被資訊滅頂了,無論到哪裡,資訊洪氾永遠如影隨形。

如今的主管一早醒來,就會拿起手機查看簡訊、電子郵件、訊息更新、體育、股市,以及其他新聞。吃早餐的時候就閱讀、轉貼推特或臉書文章。前往辦公室的路上則開始打電話、收發電子郵件,同時聽音樂,藉此「放鬆一下」。

進辦公室之後,迎面而來的是會議預約和更多的電子郵件。然後他們開始看好笑的YouTube影片,一邊閱讀電子報,一邊聽語音留言。接著他們上公司內部入口網站。到了這時候,一天的工作都還沒正式開始呢。

這一天才剛開始,他們的注意力就已經被嚴重消耗。不斷湧入的電子郵件、簡訊、會議邀請和待辦事項提醒,使得他們在會議中頻頻檢查手機。雖然他們在開會時偶爾會點個頭,但這並不表示你的說詞已經被買單了。他們只是想表示友善而已。所以,你得認清敵人的面貌,才能夠克敵取勝。不斷與你為敵的是以下四種力量。

◎資訊氾濫—水位節節漲高

有個主管是這麼解釋的:「我每天要開兩個會,各為一小時。在其中一個會議,那群人得花五十分鐘才會講到正題。」她說:「但我的腦力可能沒辦法撐那麼久。」另一群人會在前十分鐘就切入重點。接下來五十分鐘則用於釐清最初幾分鐘提到的事項。「第一群人不知道如何把事情講清楚,也分不清輕重緩急。第二群人恰恰相反,會在一開始就點出重點。」「也許他們要談的事都差不多,」她說:「但最後我們非常喜歡第二群人,對第一群人沒有好感。」Atlassian軟體公司曾發布一項調查,指出專業人士平均每週收到三百零四封電子郵件。根據凱鵬華盈風險投資公司的年度網路趨勢報告,一般人平均每天察看手機達一百五十次。 在二○一二年《國際傳播期刊》的一篇文章中,加州大學聖地牙哥分校教授羅傑.保恩及詹姆斯.修特指出:「二○○八年,美國人於工作之外花在資訊上的時間,總時數達一‧三兆小時,相當於每人每天將近十二小時。」

我們隨時保持在與外界聯繫狀態,無論是在車上、在家裡,或在辦公室。一切事物都可被視為資訊來源。這也就是說,你的話有沒有被聽進去、想法是否被接受或遭到忽略,區別就在於你的精簡技巧,即快速切入重點的能力。

◎注意匱乏—大腦肌力變弱 資訊氾濫會弱化我們聚焦及分辨輕重緩急的能力。一份被廣泛引述的研究指出,過去五年來我們的平均專注時間,已經從十二秒降至八秒鐘。

《讓腦力化為最強工作力》作者大衛.洛克認為,若是長時間被干擾多次,勢必會波及大腦的運作能力。他在這本書寫道:「一小時內轉移焦點十次(有個研究顯示,上班族轉移焦點頻率達每小時二十次),你的思考能產生建設性成果的時間,就會被縮減到少得可憐。腦能量消耗意味著理解、決定、回想、記憶、自制能力都會隨之下降。最後你可能會在重要的工作上犯錯。」

我不斷聽到各個階層的主管訴苦,說他們每天下班之際都覺得筋疲力盡,感到自己似乎罹患了注意力缺陷症(ADD),他們的注意力跳來跳去、無法集中。事實上,已經有科學家相信隨時處於「開機」狀態、不停接收資訊的人智商會暫時下降。此外,史丹福大學研究人員針對大腦經常多工運作的人做了研究,結果發現這些人更不容易專注在各種媒體形式的資訊上。「當他們處於有多重資訊來源的外部環境中,或內在記憶裡,他們比較無法從中篩選出與當下目標最切題的資訊。」研究報告作者安東尼.瓦格納副教授認為:「篩選能力下滑,意味著他們容易被不相干的資訊拖累思考速度。」

各位不妨將專注時間看成一種肌力。如果我們整天以各種方式使用這塊肌肉,它當然會開始疲憊,這就是為什麼我們的注意力在早上往往勝過下午。若我們對所有資訊照單全收,維持長時間專注的能力就會逐漸深受影響。

◎干擾過多—到了必須警戒的地步

研究指出,一般員工平均每八分鐘受到一次干擾,即每小時得應付6∼7次干擾。這相當於一天八小時的工作時間內,我們經歷了高達50至60次的干擾。

除了外界干擾,我們也會自己干擾自己。你可能正在應付一個棘手的工作,這時候出現其他比較輕鬆或比較有趣的事占去了你的注意力。一般人自然會比較想做另外那件事,這幾乎是巴夫洛夫制約反應。 舉例來說,假設我坐在安靜的房間裡,思考著一項重要專案。我閱讀大量資料、振筆疾書、抽絲剝繭進行深入分析。但沒多久我就開始轉念:「東西變得越來越複雜了。來看手機有沒有新訊息,放鬆一下。」於是我放下了手上的工作。又或者我正在讀一封同事寄來的電子郵件,信件內容略嫌冗長,而且很難專心把它看完,因為這名同事東拉西扯講不到重點,所以我決定先擱著這封信,改做其他較不費勁的事。我可能會去看其他人的訊息,或發簡訊給某個人。

加州大學爾灣分校資訊學教授葛洛莉雅.馬克研究發現,一般員工在遭到外界干擾,或自己干擾自己之前,平均花11分4秒在每件工作上,然後會轉而進行另一項工作。她指出,員工一旦受到干擾,得過25分鐘才能回到原來的工作上。

事實上,根據BaseX數據庫的資料,一般員工每天浪費2.1個小時在「無足輕重的干擾與分心」上。

這些干擾在商業界代價不斐,精確來說,它造成每年高達5880億美元的營收損失。

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