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在客戶的腦中畫出一張圖:23冠企畫女王的視覺溝通簡報術

1.為何無法精準表達自己的想法? 

你是個優秀的人才,可是在公司裡不可能人人都被認定為優秀的人才,甚至有時候無論能力高低,只會被分為兩類:「會做事的人」和「不會做事的人」。這一線之隔到底在哪裡?

除非是獨自生活在這世上,否則我們便扮演著做簡報與聽簡報的其中一個角色。即使再怎麼努力工作,腦子裡有很棒的點子,也不可能全盤展現出自己的工作與想法,或讓別人完全理解。大多數的情況之下,都是藉由簡報與簡報書,讓別人來評價你。

那麼,究竟擅長簡報與不擅簡報的人,有何差別?這關係到許多因素,本書會把焦點放在你是否具備使用「讓人看懂」「令人一目瞭然」的視覺傳達力,也就是說,將你腦中的想法轉化為容易看懂的成果。 

「令人一目瞭然的視覺傳達力」,是指將我所想的、整理的、想說的,讓別人立刻清楚明白的傳達技巧。公司並不是寫論文的地方,卻經常發生這樣的對話:「所以你到底想說什麼?」(會這樣問是表示對方很絕望了,但能這樣和氣詢問的主管幾乎不存在於現實世界。)

「那是在278頁。」

「嗯……所以,是根據什麼?」

「啊,不是這裡,是在586頁。」

「嗯……」

我們冷靜的想想以下的情況:

讓下屬聽不懂的主管 vs. 聽而不聞的下屬

誰出了問題?

做下屬的心情也很悶啊。確實有這樣的主管,即使聚精會神聽他說話,用力捏大腿來趕走睡意,做下屬的怎麼聽也仍然不明白主管說的是什麼意思。不過,也有和這種情況相反的主管,他只是隨便拿張影印廢紙,兩三下就將概念或圖表畫在紙上。用清楚的圖表來表達,下屬就能跟著領悟自己該做什麼事,就是有主管具備高超的視覺傳達力!

不看簡報的主管 vs. 下屬做的簡報讓人看不懂

誰出了問題?

如果你遞給主管一份冗長的論文,絕大多數人不會把它看完。可是,主管沒看完卻引來你的抱怨,責怪主管怎麼不看完它(很慚愧的,這正是我以前常犯的錯誤)。

就好像經常聽媽媽囉嗦,聽久了,反而感覺不到重要性。在工作職場亦是,我們都清楚以下這種感受:「別再一字一句解釋了,請讓我一目瞭然好嗎?拜託!」

到底什麼是「一目瞭然」?雖然很多人明白其重要性,卻認為「設計不是自己的專長領域」,而不想了解它。其實若你用心接觸和付出,將使你的成果徹底升級。所以,從現在起,用心了解它吧! 

這套應用於商務上的視覺傳達力,一開始是因為職場常發生別人看不懂自己做的文件,而懷疑「怎麼別人都不看?」「為何別人不想看?」「為何別人看不懂?」,基於這種殘酷的現實,而出現這套實用的方法論。如果你覺得自己的點子很完美,卻無法以畫面完整表達自己的想法,有時候甚至會害怕自己被炒魷魚,解決之道就在於視覺傳達。 

當你使用某個字眼來表達時,會因為主管與你有著不同的經歷、價值觀,以及個性,而有理解上的差異,可能各自在腦中畫出不同的圖。如果你是企畫者,主張「優秀職業婦女」看法,而你的主管看著企畫書時,則主張「照顧小孩的母親」看法,並對你說「這什麼啊?」「你根本不懂問題的本質嘛!」「怎麼對現實如此不了解,真是的……」,然後你們就開始責怪對方,浪費很多寶貴時間。如果不能認知雙方各自畫了不同的圖,可能導致主管和你雖然非出自本意,卻讓對方心裡感到不舒服。

因此,所謂的視覺傳達,主要是基於當你和對方各自想著不同事物的前提之下,找出方法傳達自己的想法,讓對方一眼就能看懂。

「畫出一張圖?那是設計的專業領域吧?」

偶爾會有人這麼反問,而我也會苦口婆心地解釋。總而言之,我的回答是「不」。只要是「會用眼睛看的人」,無論是思考、溝通、制定策略、決定方針、開會、日常生活等,都是必要的技巧,畫一張圖並非指創作藝術品。 

既然不是創作藝術品,而是站在溝通的觀點,那麼焦點應該放在以下兩者之中的哪一個?如果變換焦點,重點就會完全不同。 

當我們說某人擅長簡報,例如簡報寫得很好,或者口頭簡報講得很好,或者很會談戀愛,其實都是將許多瑣碎的話語串成某個字眼,強烈傳達到對方腦子裡,直達目標!  


正如福特汽車創辦人亨利‧福特說過的一句話:「成功的秘密在於能夠用他人的角度來看這個世界。」我們在做簡報時,應該要從聽取簡報的人的角度出發。

我的簡報是否能畫出讓對方「一眼就看懂的圖」呢?  

舉世聞名的教育學家伯尼絲.麥卡錫教授將此命名為成果圖(Outcome Image),也就是說,教學結束之後,是否在學習者的記憶中留下強烈的圖像?教學者應該要檢視這個部分。 

做簡報的人也是如此。簡報是否給予聽簡報者或看簡報者強列的成果圖?假設對方認真聽了或看了,反應卻是「嗯……內容是什麼意思?」「呃……究竟想表達什麼?」明明有很棒的想法,但是可別僅止於是點子啊!從現在起,好好學習將之轉化為績效的方法,畫出讓人印象深刻的成果圖吧。

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