.同事看似認真工作,其實都在偷懶、打混!如何才能讓他們自動自發?
.部屬一被罵就垂頭喪氣、不滿反彈,甚至因此離職!難道完全罵不得?
.客戶就是不買單,讓我業績直直落!怎樣才能打動客戶?
.學生每天都遲到,作業草率了事!該如何讓他們聽老師的話?
.孩子有自己的想法,但我卻很頭痛!怎樣才能引導孩子、和孩子共同成長?

如果你也陷入上述困境、感到心有餘而力不足,
日本企業改造師與良昌浩在《別人的想法,九成都能改變提供的觀念與工具──塑造「改變別人的環境」──就是最佳解方。

辦公室外會議

在職場製造出改變別人的土壤,其技巧之一為「辦公室外會議」,也就是「輕鬆地談論嚴肅話題的場所」。這是提高連繫關係的品質、改變人與組織的有效方法。

會議一般而言是「嚴肅地談論嚴肅話題的場所」,其中一定要是正確的言論,必須簡潔地講述結論,非提出證據不可。在這樣的氣氛之下,難以輕鬆地說出自己的感覺。已有結論且有效率地談論,經常代表著彼此的溝通僅止於表面,便結束了。

溝通時,有不少新點子是在偏離主題的討論之中產生的,但過於嚴肅的會議無法創造出這種機會。「提出意見也不會被接受,不必說太多。」「反正老是決而不行,說再多也是白費工夫。」「總覺得應該不是這樣,但笨拙的發言反而會有損自己⋯⋯」心中這樣想的人並不少。

另一方面,吸菸室或下班後的餐會,可說是「輕鬆地談論輕鬆話題的場所」。即使聚餐的成員跟會議相同,聚餐時可坦率地談論各種話題,說出在會議上很想講卻無法說出的話。這個時候也是話家常或一吐工作怨言的放鬆時光,不只是訴說心中的不滿,也說出真心話,有時甚至會孕育出新奇的點子—在會議中說不出口的獨特意見,在餐敘中被熱烈討論,好像真有實現的可能。

辦公室外會議,就是汲取會議與下班後聚餐的優點,刻意創造出來的「輕鬆地談論嚴肅話題的場所」。要塑造出這種能輕鬆交談的環境,有幾個條件。首先,是參與者的心理狀態。

「須各自意識到,這是一個輕鬆地談論嚴肅話題的場所」,將此一前提告知參與者,且雙方意見一致後才開始進行。事前說明規則,準備好環境再開始討論。

彼此確認好三個基本規則後,再開始進行會議。

基本規則1—認真傾聽對方的話。

基本規則2—用自己的話真誠地講述。

基本規則3—站在同一陣線,一起煩惱、思考。

就像是在下班後的聚餐,即便不是正確的言論、沒有根據、沒有結論,直接把想到或感受到的說出來也無妨。即便是你覺得「我的想法對大家應該沒有什麼價值吧」的事情,也當作是輕鬆的話題與大家討論看看。將難以用言語形容的感覺與情感,慢慢地化為詞彙說出來。有不少案例,就是從那些言詞之中找出事物的重要本質。

確立辦公室外會議的重點方法之一,為基本規則1「認真傾聽對方的話」。當對方真誠傾聽時,說話的人也會放心地講出更多的東西。要有意識地建構出這樣的環境。談話之中,若出現煩惱或難以用言語形容的模糊感覺時,就與大家一起思考直搗真心的對話。在那樣的環境下,參與者也會敞開心胸的。不必做出如會議一樣的完美結論,任其自由發展,靜待結論的成形,即便話題走偏也不要緊,直接把想到的事情說出來就對了。


嚴肅的會議中,很難營造改變別人的環境。

意識到是自己做的決定,便會自主行動

想要改變別人,最大的理由究竟是什麼呢?應該就是「希望對方自動自發展開行動」吧。促使部屬自主行動的好方法,應該就是讓部屬意識到那是「自己做的決定」。

即便你沒有這樣想,但當你對部屬單方面提出建議或意見時,部屬容易把你的話當作是「指示、命令」。結果變成因為主管指示,只好照做的被迫心態。另一方面,因為是自己做的決定,就會視工作為自己的事情;一旦變成是自己的事情時,伴隨而來的責任感與期待感,將有天壤之別。

因此,引導部屬意識到那是「自己做的決定」,便可塑造讓部屬積極、不須別人督促就會自己行動的環境。

然而,問題是多數人小時候並沒有太多「自己做決定」的經驗。因為「自己做決定」的同時,也伴隨著「自由與責任」「動力與壓力」。

一般沒有自己做決定與自主行動經驗的人,通常會盡可能地避開責任或壓力。因為「請對方幫我做決定」既安心又有保障,有藉口可以說出「那不是自己的錯」,是推卸責任的好方法。但是,這樣的行為持續下去,只會變成依賴型的部屬。因此,必須在對方毫無察覺的情況下,讓他做出決定。

某位公司的管理階層跟我說了這樣的故事:有一位接近三十歲的優秀部屬,能有效率且正確地執行主管指示的任務,是主管相當看重的人。為了提拔這位部屬,主管認為該是讓他自己做出重要判斷的時候,因此要求他思考自己所屬的部門未來的方向,做出決定並執行。「了解!」部屬充滿朝氣地回答。一開始,這位部屬充滿幹勁地進行了各種分析,之後卻從未回報過狀況,主管向他詢問後發現,原來他一直感到苦惱,不知如何下決定。

那位部屬從小就擅長完美地執行別人賦予他的工作,鮮少有自己做決定的時候。因此,決定權一旦落到他手上,總是很精明能幹的他竟然感到慌張且掙扎,不知如何是好。這絕對不是笑話,而且還是常見的例子。

突然要求從未練習過「有意識地」做決定的人,針對大事做出判斷,無論再怎麼催促,對方一時之間也無法果斷地做出決定。

針對這種部屬,先別要求他負責緊急且重大事項的決策,而是準備幾個「小事項」,反覆地訓練部屬自主決定,累積經驗,讓部屬親身體驗、學習自己做決定的方法。凡事只要反覆練習,總有一天會熟能生巧,「做決定」亦為相同的道理,透過不斷地練習就能學會「做決定的能力」。因此,關鍵在於提供部屬「反覆練習做決定的環境」。

另外,認知到那是「自己做的決定」會萌生責任感,同時也會讓人產生「幹勁」。促使對方主動展開行動,讓他理解失敗的經驗是成長的糧食,只要不斷前進,自己的決策能力就會逐漸提升。

本文出自別人的想法,九成都能改變



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