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外商超強簡報術!面對外國人也能通,上班族一定要懂的簡報技巧!
外商超強簡報術!面對外國人也能通,上班族一定要懂的簡報技巧!
作者:山口 周
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專業PPT圖表的製作
關鍵在「把數據視覺化」

在工作上,所有簡報都是為了幫助我們下決策而做的工具(或是為了報告而做的報告):而我們在下工作決策時,最重要的依據一定是「數據」,這點不管是在哪個國家都一樣。由以上兩點可以得知,圖表的製作方式──也就是「將數據視覺化」的技巧,必然是製作簡報的基礎,同時也是最重要的技術。

數據是人類知性概念中最抽象的一種存在,善於將它化為視覺表現的人與不擅長這麼做的人,會產生很懸殊的溝通能力差異。不過幸好,把數據視覺化基本上有一定的規則可循,只要學會了,大家都能表現出一定的水準。

以下提出的「不同數據適合不同的圖形」,是一個大略概念。你還是要依據自己想傳達的訊息,去選擇最能清楚呈現概念的圖表,有時候可能還得自創。

現在,就讓我們參考因應案子而實際製作的圖表,來了解選擇圖表類型的訣竅吧。

選錯圖表造成解讀困難的案例

簡報時,我們希望聽者跟講者的步調能夠一致(大約兩分鐘一張投影片),以便理解講者的內容。這時候簡報是否讓人「一看就懂」,便很重要了。

前面也說過,我們之所以故意把抽象的數據化為視覺圖表,為的就是要讓人「容易看懂」。可是,如果你選擇了一個不適合用來解說訊息或分析內容的圖表,那麼「容易解讀」的這項關鍵便會出問題,因此請多加小心。

比方說,請看一下圖9這張圖。

這張簡報是要跟考慮進軍新市場的企業客戶說明現存消費者並不執著於品牌,因此新進企業有很大的發展空問。可是當我們乍看這張圖時,並無法馬上接收到這項訊息,因為它選擇了一個不適合的長條圖來說明「指定品牌」在整體消費中所占的比率。

其實像這種情況,如果我們選用圖10的圓形圖,是不是比較合適呢?我們只不過把圖表換成圓形圖,就能一眼看出指定品牌的消費者在整體中所占的比率很小。

選擇讓人看了順眼的圖表

關於圖表類型的選擇,沒有絕對的標準或答案。我剛才說實數值、構成比和指數值都各有適合用來表達的類型,但這並不見得在所有情況中都是最好的。

在選擇圖表類型時,重要的是要讓人「看了覺得舒服」「不覺得彆扭」。比方說,折線圖雖是很好用的圖表,但它通常是用來表現時間軸上的變化,因此如果像圖11這樣硬是挪作它用,看了就很奇怪。

這張圖要表達的是在四個部門中,只有A同時達到銷售與生產率的提升,可是由於它選擇了折線圖,讓人誤以為橫軸代表的是時間,怎麼看也看不懂。如果它選擇以簡單的長條圖來呈現(圖12),把部門當成橫軸,是不是比較合適呢?

這張圖是跟2000年的資料比較,藉此來看出其中的銷售跟生產率變化,有些人可能會希望從以時間軸為橫軸的折線圖來探討,不過這麼一來,線條會變成四個部門乘以二項指標=八條折線,在易讀性上會產生很大的問題。

所以在挑選時,請永遠記得要選擇看起來舒服自然的圖形。


更高段的圖表合成訣竅
一次提示兩項資料,讓訊息更清晰

當你對圖表選擇的規則很清楚後,你可以進階到圖表合成。合成是把兩張圖的資料結合成同一張圖。當你想藉由一次提示兩項資料,以便讓其中的含義脈絡或提議清楚浮現時,合成是非常有效的手法。

圖16是把不同世代的手機用戶,在手機聲音與資料傳輸上的花費整理成圖表(採用散布圖)。

從這張圖中,我們可以看到隨著年齡變化,消費者在聲音與資料傳輸上的花費有很明顯的不同。當過了某一個年紀之後,兩項消費銳減,因此有必要針對不同世代的用戶去設計不同的方案。

如果我們把聲音與資料傳輸的數據分成兩張圖來呈現,其實看不出這種劇烈的變化。可是把兩項資料合在一起後,變化便清楚浮現。這就是「把數據視覺化」非常漂亮的呈現手法。


本文摘要自《外商顧問公司的超強簡報術:圖解表現的23種技巧

作者長年在國際顧問集團教導新進人員「容易理解的投影片製作術」。本書中,他透過100多張豐富的圖表和事例,解說表格的繪製、概念圖的畫法、各種讓簡報清楚易懂的關鍵訣竅,以及製作時「常犯的順序錯誤」及「正確的順序」……一舉公開全球通用的簡報秘技。



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